Contratar a una empresa de destrucción de documentos se ha convertido en vital para las empresas desde la entrada en vigor el 25 de mayo de 2018, el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). A partir de ese momento los documentos con datos personales de terceras personas que almacenen las empresas deben destruirse siguiendo la normativa anterior. Si ese procedimiento de destrucción de documentos no se lleva a cabo, las empresas pueden sufrir sanciones de hasta 20 millones de euros, o el 4% de la facturación anual, en los casos más graves.
Cumplir con la normativa ha llevado a que cada vez sea más habitual contratar los servicios de una empresa especializada en la destrucción de documentos. En este artículo te contamos en qué consiste el proceso de destrucción de documentos y las múltiples ventajas que supone contratar una empresa especializada en destrucción de documentos.
En qué consiste la destrucción de documentos
Las empresas acumulan todo tipo de datos y otro tipo de informaciones sensibles. Para poder cumplir con la normativa es importante contratar a una empresa de destrucción de documentos que siga el protocolo correspondiente a la hora de destruirlos.
Los procedimientos de destrucción segura de material confidencial están auditados anualmente por la norma UNE 15713. Por este motivo, la empresa de destrucción de documentos debe expedir un certificado de destrucción una vez acabado el proceso. Este certificado permite probar y justificar los resultados para así garantizar a los clientes del trabajo realizado y del cumplimiento del protocolo durante todo el proceso.
Ventajas de contratar a una empresa de destrucción de documentos
La principal ventaja de contratar a una empresa de destrucción de documentos te garantizará la correcta destrucción y la irrecuperabilidad de los datos confidenciales que almacenaban. Pero, además hay otras muchas ventajas que debes de conocer, que terminarán de convencerte de la contratación de una empresa especializada:
- Ahorro de tiempo y dinero: el cliente no implica a sus propios trabajadores en el proceso.
- Adaptabilidad y seguridad: en All Safe nos encargamos de recoger los documentos y los transportamos a nuestras instalaciones, sin necesidad que tú vayas a llevarlos. Esta metodología en el proceso de destrucción nos permite garantizar que la información sensible que el cliente tiene no se va a filtrar ni extraviar en perjuicio de sus intereses. De esta forma no hay riesgos de posibles demandas, pérdidas de prestigio y sanciones.
- Nivel de corte adecuado. Dependiendo de la sensibilidad de los datos, cada documento necesita de un nivel de corte diferente para asegurar su destrucción definitiva.
- Expedición certificado de destrucción de documentos: una vez finalizado todo el proceso se te dará un Certificado de Destrucción de Documentos para que tengas la seguridad de que todo el soporte en el que iba la información ha sido destruido al nivel especificado según norma DIN 66399.
- Rapidez en el protocolo de destrucción de documentos: el momento que el cliente se pone en contacto con nosotros se fija el día y horario de recogida y te liberarás de todos los documentos, que serán transportados para su custodia y destrucción a un lugar dotado de eficaces medidas de seguridad.
Contratar a una empresa de destrucción de documentos son todo ventajas, aún más teniendo en cuenta las leyes sobre protección de datos. Por eso, en All Safe Documents estamos concienciados sobre nuestras responsabilidades y la importancia de destruir datos de forma segura expidiendo el certificado correspondiente. Si quieres más información contacta con nosotros por teléfono o email y te ayudaremos a encontrar la solución que más se ajuste a tus necesidades.
