En el mundo empresarial, la gestión de documentos es un aspecto crucial. En España, las empresas están obligadas por ley a conservar ciertos documentos durante un período específico. ¿Qué sucede cuando ese período expira? Esta documentación se ha de destruir, y aquí es donde entra AllSafe Documents.
La correcta gestión de la documentación fiscal y contable es esencial para cualquier negocio en España. En particular, los documentos fiscales y contables juegan un papel crucial en la operación diaria de una empresa. Pero, ¿cuándo se deben destruir estos documentos?
¿Cuándo puedo destruir los documentos contables?
Según la Ley General Tributaria, los libros contables, así como cualquier otro libro de registro obligatorio, o soporte utilizado para justificar las anotaciones registradas, deben conservarse durante 4 años. Una vez que estos plazos han prescrito, es posible realizar la destrucción de los papeles contables.
Es importante tener en cuenta que la documentación contable contiene datos confidenciales que, si caen en malas manos o se destruyen de manera incorrecta, pueden ocasionar un gran perjuicio a la entidad. Por ello, la práctica más recomendada es contratar una empresa de destrucción de documentos certificada. En AllSafe cumplimos con toda la normativa vigente en materia de seguridad, confidencialidad y protección de datos, para que tu documentación esté segura desde el momento que salga de tus oficinas hasta su destrucción.
Plazos de conservación para la documentación fiscal
Según el código del comercio en España, los empresarios deben conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con su negocio durante seis años. Este período comienza desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto.
¿Qué sucede después?
Una vez que estos plazos han expirado, los documentos pueden ser destruidos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la destrucción de documentos fiscales y contables debe realizarse de manera segura y confidencial para proteger la información sensible que puedan contener.
Existen algunas excepciones a estos plazos generales. Por ejemplo, las facturas y justificantes de la adquisición de activos fijos deben conservarse durante su vida útil y los cuatro años siguientes.
Además, para hacer posible la compensación de bases imponibles negativas (pérdidas) en el Impuesto de Sociedades, se permite la inspección, la comprobación de dichas pérdidas, incluso más allá de la fecha de prescripción del período impositivo de su generación y declaración.
¿Cómo puede ayudar All Safe Documents?
Fundada en 2003, AllSafe Documents es una empresa con sede en Barcelona que se especializa en la destrucción segura de documentos confidenciales. Certificada y auditada externamente según las normas ISO 9001, ISO 14001 y UNE 15713, AllSafe Documents garantiza un servicio de alta calidad.
AllSafe Documents ofrece una variedad de servicios de destrucción, incluyendo la destrucción de documentos.
Después de cada servicio, AllSafe Documents emite un certificado de destrucción. Este certificado garantiza que los documentos son destruidos de manera segura y ayuda a las empresas a cumplir con la Ley de Protección de Datos.
La gestión de documentos es un aspecto esencial de cualquier negocio. Saber cuándo y cómo destruir documentos fiscales y contables es crucial para cumplir con las leyes y regulaciones.
Empresas como AllSafe Documents pueden ayudar a las empresas a navegar por este proceso, garantizando que los documentos confidenciales sean destruidos de manera segura y eficiente. Contáctanos para la destrucción de documentación fiscal.
