La destrucción y eliminación de documentos es una tarea sumamente importante en todas las empresas que manejan información confidencial, y esta tarea se vuelve imprescindible en las administraciones públicas para evitar enfrentarse a severos problemas legales.

Estos organismos públicos suelen contar y manejar una gran cantidad de información en papel que requiere su eliminación tras varios aspectos, como puede ser que esa información haya perdido su valor y utilidad y no represente ningún tipo de valor histórico.

Así, los documentos públicos, que según el artículo 1216 del Código Civil español son los “autorizados por un Notario o empleado público competente con las solemnidades requeridas por la Ley”, tienen igualmente la obligación de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos para asegurar que se proteja la información presente en esos textos.

Cómo se realiza la eliminación de documentos públicos

La destrucción de este tipo de documentos debe realizarse de una forma que asegure la imposibilidad de reconstruir estos documentos; así como en el tiempo estipulado (ni antes del tiempo establecido para ese documento, ni después) y con las medidas de seguridad pertinentes (recogida a través de contenedores sellados que garanticen la privacidad).

Estos documentos deben eliminarse siguiendo la norma UNE EN 15713, lo que establece la reglas para una destrucción segura. Entre otras directrices, la destrucción de estos elementos debe llevarse a cabo con trituradoras que permitan fraccionar el documento en unas porciones en las que apenas caben dos letras y a su vez permite el reciclaje del papel.

Tras la destrucción, el personal encargado debe proporcionar un documento en el que, a través de un certificado de destrucción de documentos, se detalle la fecha, el sitio, la hora, el método de destrucción usado, la máquina destructora empleada, y el tamaño final de la partícula y nivel de corte del documento.

Por su parte, es pertinente mencionar la importancia que tiene la correcta eliminación de los documentos públicos, ya sea por cumplir la normativa (que evitará enfrentarse a duras sanciones) como por no vulnerar los derechos de las personas que en ellos aparecen.

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