En una época marcada por el tratamiento masivo de datos y la creciente presión normativa, la correcta destrucción de documentos ha pasado de ser una práctica recomendable a convertirse en una obligación legal y estratégica. Muy especialmente en Cataluña, donde además del marco europeo y nacional, existen regulaciones autonómicas que refuerzan la responsabilidad de las organizaciones públicas y privadas en la gestión de datos confidenciales.
Pero ¿qué implica realmente destruir documentos de forma segura? ¿Cuándo se debe hacer? ¿Y qué riesgos se corren si no se actúa correctamente?
¿Por qué es tan importante la destrucción documental?
Más allá de liberar espacio físico, eliminar documentos ya innecesarios es una medida crucial para mitigar riesgos legales, reputacionales y operativos. Documentación acumulada, en papel o formato digital, puede contener datos personales, financieros o estratégicos que no deberían caer en manos equivocadas.Una destrucción de documentos segura y trazada garantiza que esa información deje de existir de forma irrecuperable.
Marco legal aplicable en Cataluña para la destrucción documental
La legislación que regula la destrucción documental es extensa y de cumplimiento obligatorio. Entre las principales normas se encuentran:
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): impone la eliminación de datos personales una vez dejan de ser necesarios.
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): específica para España, refuerza la necesidad de documentar y demostrar esta eliminación.
- Ley 32/2010 de Cataluña: establece el marco de actuación de la Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT), con competencias sobre datos gestionados por entidades públicas catalanas.
- Ley de residuos y suelos contaminados para una economía circular: también relevante si hablamos de reciclaje y tratamiento de restos.
No destruir correctamente los documentos puede acarrear sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual, tal como establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en su Artículo 83 sobre multas administrativas.
Ejemplo real: En 2021, una empresa fue sancionada con 2.000 euros por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) por no informar adecuadamente a un candidato sobre el tratamiento de sus datos personales tras recibir su currículum.
¿Cuándo deben destruirse los documentos?
No todos los archivos pueden eliminarse en cualquier momento. Existen plazos legales de conservación que dependen del tipo de documento, del sector y de la normativa aplicable, tanto a nivel estatal como autonómico. Destruir documentos antes de tiempo puede suponer un incumplimiento legal, pero conservarlos más allá del periodo permitido también entraña riesgos innecesarios.
| Tipo de documento | Plazo legal mínimo |
| Facturas, libros contables | 6 años (según el artículo 30 del Código de Comercio) |
| Documentos fiscales | 4 años (Ley General Tributaria, artículo 66) |
| Expedientes laborales | 4-5 años (por ejemplo, 4 años para prevención de riesgos laborales y 5 años para la prescripción de responsabilidades con la Seguridad Social). |
| Contratos mercantiles/civiles | 5-15 años |
| Currículums | 1 año (si no se usan) |
| Informes médicos y datos sensibles | Mientras exista justificación legal |
| Datos personales con consentimiento | Eliminar tras retiro o fin de finalidad (RGPD, artículo 17). |
¿Qué pasa cuando expira el plazo?
Una vez cumplido el plazo legal de conservación, la documentación deja de tener valor jurídico y mantenerla supone un riesgo para la seguridad de los datos, especialmente si contienen información personal, financiera o confidencial. Además, conservar datos innecesarios contradice el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD.
Por tanto, la destrucción segura y certificada se convierte no solo en una buena práctica, sino en una obligación legal para evitar sanciones, brechas de seguridad o conflictos legales.
Reciclar o destruir documentos: qué opción garantiza la seguridad en Cataluña
Un error habitual es confundir reciclaje con destrucción documental. Reciclar es una acción ecológica, pero no garantiza la confidencialidad. Destruir documentos, por el contrario, implica un proceso certificado que asegura que los datos contenidos ya no pueden ser recuperados.
Lo ideal es combinar ambas acciones: destruir de forma confidencial y luego reciclar los restos de manera responsable.
¿Qué debe incluir un proceso profesional de destrucción?
Destruir documentos de forma segura no es simplemente tirarlos o reciclarlos. Se requiere un proceso estructurado que garantice la irrecuperabilidad de la información. Lo recomendable es que este proceso sea certificado y gestionado por profesionales.
Un servicio de destrucción profesional debe incluir:
- Clasificación previa del tipo de documentación y soporte (papel, discos duros, USBs…).
- Recogida segura con trazabilidad desde el origen.
- Destrucción según estándares reconocidos como la norma DIN 66399.
- Certificado legal de destrucción.
- Gestión medioambiental conforme a la ley.
¿Y en el caso de destruir documentos en Cataluña?
Cataluña tiene particularidades normativas, especialmente en el ámbito público. Si tu organización gestiona datos de ciudadanos, colabora con la administración o pertenece a sectores sensibles como la salud, la educación o los servicios sociales, debes extremar las precauciones.
La APDCAT puede exigir trazabilidad, procedimientos definidos y destrucción segura conforme a sus recomendaciones. Documentar bien cada paso no es opcional.
Preguntas frecuentes
En Cataluña, cualquier empresa o entidad que gestione datos personales —como asesorías, bufetes, centros médicos, inmobiliarias o centros educativos— debe cumplir con las normativas de protección de datos y destrucción documental, tanto europeas como catalanas. Esto incluye a organizaciones públicas y privadas.
No destruir documentos conforme a la normativa puede conllevar sanciones importantes según el RGPD, la LOPDGDD y la legislación autonómica vigente en Cataluña. Además, las empresas se exponen a filtraciones de datos, pérdida de reputación y posibles responsabilidades civiles o penales.
Sí. En Cataluña, un certificado oficial de destrucción documental es una prueba válida ante auditorías o inspecciones, y demuestra que la empresa ha cumplido con su obligación de eliminar los datos conforme a la normativa aplicable, incluida la supervisión de la Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT).
Cómo elegir un proveedor de destrucción documental en Cataluña
La empresa debe ofrecer certificados de destrucción válidos ante la Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT), lo que garantiza que el proceso de destrucción documental en Cataluña cumple con los estándares legales exigidos.
También es recomendable que disponga de vehículos cerrados y controlados por GPS, para asegurar la trazabilidad y custodia segura de la documentación durante el transporte. Es imprescindible que la empresa opere bajo normas reconocidas, como la DIN 66399, que establece niveles de protección y seguridad en función del tipo de soporte y sensibilidad de la información. Por último, debe aplicar criterios medioambientales rigurosos en el tratamiento de los residuos, asegurando que la destrucción se realice de forma sostenible y responsable.
Te ayudamos a diseñar tu plan de destrucción documental
Gestionar correctamente los ciclos de vida de los documentos es parte de una cultura de protección de datos responsable. Si no sabes por dónde empezar, o quieres asegurarte de que cumples la normativa, podemos ayudarte a evaluar tus necesidades y diseñar un calendario de destrucción adaptado a tu organización.
Nuestra cobertura abarca todo el territorio catalán: Barcelona (y Área Metropolitana), Tarragona, Lleida y Girona. Atendemos oficinas, hospitales, asesorías, colegios, centros logísticos, fábricas, pymes y grandes empresas. Contacta con nosotros para obtener asesoramiento sin compromiso.
