Para las empresas que manejan información confidencial ya sea médica, legal o financiera, la destrucción segura de documentos es de vital importancia. Este tipo de empresas se enfrentan a graves problemas legales si sus documentos no se eliminan de forma segura. La destrucción segura de documentos es la única forma en que las empresas pueden estar seguras de que su responsabilidad se cumple con respecto al control de documentos confidenciales. La mejor forma de garantizar esto es mediante la recepción de un certificado de destrucción por parte de una empresa de destrucción certificada de documentación confidencial como All-Safe.

Qué es el certificado de destrucción de documentos

El certificado de destrucción de documentos es una garantía de que una empresa de destrucción de documentación ha realizado, cumpliendo con la legalidad, la destrucción que le ha encomendado el cliente. Los procedimientos de destrucción segura de material confidencial están auditados anualmente por la norma UNE 15713 y por ello la empresa de destrucción de documentos debe expedir un certificado de destrucción después de cada servicio. Esto es debido a que este documento prueba y justifica los resultados del servicio, dando plenas garantías a los clientes del trabajo realizado y del cumplimiento del protocolo durante todo el proceso.

Qué debe contener el certificado de destrucción de documentos

El Certificado de Destrucción de Documentos contiene un informe detallado de cada etapa del proceso de destrucción. Concretamente, debe contener:

• Fecha de la destrucción, reflejándose el día en el que se han recogido los documentos confidenciales y la fecha de la correcta destrucción.
• Sitio de la destrucción y hora, que sirvan para certificar que se han destruido los documentos que el cliente ha entregado a la empresa de destrucción, emisora del certificado.
• El método de destrucción usado y la máquina destructora empleada, para así garantizar que el procedimiento de destrucción de datos se ha realizado conforme a la ley en las instalaciones adecuadas dando certificación al usuario y a la empresa.
• Tamaño final de la partícula y nivel de corte para indicar al cliente que se ha formalizado el cumplimiento de la DIN 66399 produciendo una partícula cuya información es irrecuperable, además de estar acorde con los siete estándares de los distintos materiales.

¿Para qué sirve el certificado de destrucción de documentos?

Estos datos ayudan a demostrar que los documentos han sido destruidos de forma segura, siguiendo la normativa y pudiendo entregarse este certificado de destrucción de documentos a cualquier organismo que lo requiera, ya sea privado o de la Administración Pública.

En All Safe somos muy conscientes de nuestras responsabilidades y de la importancia de destruir datos de forma segura. Cada uno de los procesos que llevamos a cabo genera un certificado que da a nuestros clientes la tranquilidad necesaria para saber que todos los soportes de información que nos han sido entregados se han destruido adecuadamente. Si quieres más información contacta con nosotros por teléfono o email y te ayudaremos a encontrar la solución que más se ajuste a tus necesidades.