Aunque el proceso de destrucción documental no está condicionado por la estación del año, el verano puede convertirse en una oportunidad estratégica para poner en orden el archivo de tu empresa. Con una menor carga operativa, menos urgencias internas y una agenda más flexible, muchas organizaciones aprovechan esta época para abordar tareas estructurales que durante el resto del año suelen quedar relegadas.
Ventajas de destruir documentos en verano
El verano no altera la normativa ni los procesos de destrucción documental, pero sí ofrece un contexto ideal para llevar a cabo esta tarea de forma más eficiente.
Menor carga operativa y más tiempo disponible
Durante el verano, los equipos suelen trabajar con menos presión y agendas más flexibles. Este contexto favorece la dedicación a tareas internas que normalmente se posponen, como la revisión de documentos antiguos o la planificación de la eliminación de información ya sin valor legal.
Evitar la saturación de septiembre
Septiembre suele ser un mes de alto volumen de trabajo, tanto a nivel interno como en la demanda de servicios profesionales. Planificar la destrucción documental con antelación permite evitar prisas, retrasos o falta de disponibilidad cuando realmente se necesita avanzar con agilidad.
Mayor disponibilidad y flexibilidad del servicio
Con menos solicitudes de recogida y destrucción, es más fácil coordinar fechas, rutas y operativas específicas. Las empresas especializadas en destrucción documental pueden adaptarse mejor a las necesidades de cada cliente durante los meses de menor actividad.
Preparación documental para el segundo semestre
Eliminar documentos que ya no se deben conservar permite comenzar el nuevo ciclo con un archivo optimizado, reduciendo el volumen de información innecesaria y los riesgos asociados. Aprovechar el verano para ordenar, clasificar y eliminar es una forma eficaz de entrar en septiembre con todo bajo control.
¿Afecta el verano al proceso de destrucción documental?
En realidad, el proceso no cambia. La destrucción documental debe ser segura, trazable y conforme a la normativa vigente durante todo el año. Lo importante es planificar con antelación y asegurarse de que la empresa contratada garantice el cumplimiento de todos los requisitos legales, incluidos los certificados oficiales de destrucción.
Para garantizar el servicio, debemos comprobar que la empresa de destrucción de documentos sigue operativa en verano, como el caso de All Safe Documents, que ofrece el servicio de forma ininterrumpida, incluso en agosto. Con el servicio, se pueden programar recogidas, destrucciones in situ o soluciones adaptadas a oficinas cerradas o con dotaciones mínimas.
El precio del servicio no suele variar por temporada, pero sí es habitual beneficiarse de mayor agilidad en la planificación y menores costes indirectos derivados del almacenamiento o la acumulación de documentos innecesarios.
El verano no modifica los plazos legales de conservación, así que cualquier documento que ya los haya superado puede eliminarse con total seguridad. Ejemplos comunes son facturas de hace más de seis años, contratos laborales extinguidos, currículums desactualizados o informes internos sin vigencia.
Un proceso de destrucción documental debe ser seguro, comenzar con la clasificación de los documentos, seguir con su custodia hasta la recogida, garantizar el transporte en vehículos homologados y realizar la destrucción con maquinaria certificada. Finalmente, para garantizar la eliminación conforme la normativa, tras el proceso, debe emitirse un certificado de destrucción.
Depende del tipo de documento y la legislación aplicable. Las facturas, por ejemplo, deben conservarse al menos seis años. Las nóminas y seguros sociales, cuatro. Los currículums, un máximo de dos años por normativa de protección de datos. Los contratos laborales, entre cuatro y seis años tras su finalización. Si han superado estos plazos y no tienen utilidad operativa, pueden eliminarse.
Aunque el verano no cambia la normativa, sí es un buen momento para revisar tu archivo y decidir qué se puede eliminar. Algunos ejemplos comunes:
– Facturas y justificantes: 6 años (Ley General Tributaria)
– Nóminas y seguros sociales: 4 años (Inspección de Trabajo)
– Contratos laborales: Hasta 4-6 años tras su extinción
– Currículums y candidaturas: Máximo 2 años (según el consentimiento del RGPD)
– Emails internos obsoletos: Sin obligación específica
– Informes sin vigencia: Según política documental interna
Consulta siempre con tu asesor legal o responsable de protección de datos para validar cada caso.
Una empresa certificada debe ofrecer trazabilidad completa del proceso, medios técnicos adecuados, cumplimiento con normas como la DIN 66399, y emitir un certificado legal de destrucción válido ante auditorías o inspecciones.
Lo ideal es no esperar a tener acumulaciones. En verano, la menor actividad interna facilita una revisión general del archivo. Programar el servicio con antelación asegura disponibilidad, evita urgencias y permite realizar una limpieza documental ordenada.
Este verano pon orden a tu archivo de empresa
En All Safe Documents trabajamos durante todo el año —también en agosto— y te ayudamos a planificar un proceso de destrucción documental profesional, certificado y sin interrupciones, aunque tu oficina esté cerrada.
No lo dejes para septiembre.
Contacta con nosotros y planifica tu servicio de destrucción documental.
