La gestión y destrucción de documentos cada vez tiene una mayor importancia en las empresas. Principalmente, para no poner en riesgo la seguridad de los datos confidenciales de terceras personas. Además, es un proceso que se debe realizar de forma segura y certificada, para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En este artículo vamos a explicar en qué consiste el expurgo de documentos, su importancia, ventajas y cómo realizarlo correctamente.
Qué es el expurgo de documentos y su importancia
En los últimos años se ha oído hablar mucho del expurgo de documentos, un término que hace referencia a la destrucción de documentos certificados. El expurgo es una operación que consiste en evaluar de forma crítica toda la documentación archivada para determinar lo que ya no es necesario y destruirlo. Este proceso se puede hacer a nivel particular, privado, empresarial o de administración pública.
Debido a que los medios de almacenamiento son escasos y los documentos muy abundantes, es necesario eliminar aquellos que sean menos útiles. Por eso, realizar un expurgo de documentos en una empresa es fundamental para liberar espacio y cumplir con las normativas. Para ello, es recomendable externalizar esta actividad contratando a una empresa profesional, ya que dispondrá del material y estructuras técnicas necesarias.
Ventajas de la destrucción de documentos certificados
Las ventajas del expurgo de documentos y de una gestión documental bien hecha son varias:
- Antes del proceso de destrucción, se tienen bien localizados los documentos de la empresa, dónde están en cada momento y quien los custodia, con lo que el acceso a ellos es más fácil.
- La empresa reduce su incertidumbre en la toma de decisiones diarias respecto a los datos incluidos en esos documentos.
- Se ahorran costes de personal y tiempo utilizado en la búsqueda de una documentación no identificada.
- Se reduce el coste de mantenimiento de instalaciones y el espacio en las mismas con la eliminación de la documentación y su traslado a una empresa de destrucción.
Tener unas pautas claras respecto a los documentos que deben guardarse y los que deben eliminarse o destruirse. - Al tener los documentos en un lugar concreto hasta su destrucción, se controla también que se conserven los datos sensibles y su confidencialidad.
- Identificación de los documentos que están obsoletos y pueden destruirse.
Expurgo de documentos en Barcelona
En All Safe somos referentes a la hora de ayudar a las empresas a cumplir la ley, destruyendo documentos. Nuestro equipo se encarga del expurgo de documentos de forma periódica o puntual, a través de unos contenedores especializados que garantizan su destrucción por completo. Estos van totalmente sellados, para posteriormente ser mandados a una trituradora de documentos. De esta manera, se consigue mantener en todo momento la privacidad y seguridad de los datos, siguiendo todos los protocolos correspondientes.
Si quieres más información contacta con nosotros por teléfono o email y te ayudaremos a encontrar la solución que más se ajuste a tus necesidades.
