Cumplimiento legal y buenas prácticas para la destrucción de documentos
La gestión adecuada de documentos confidenciales es esencial para proteger la privacidad, cumplir con la ley y evitar riesgos financieros o de reputación. En Barcelona, existen servicios especializados que se encargan de la destrucción segura de documentos. Aquí te explicamos cuándo y cómo llevar a cabo esta importante tarea.
¿Por qué destruir documentos confidenciales?
- Cumplimiento legal: Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2018, la destrucción de documentos confidenciales que contienen datos personales ha adquirido un nuevo enfoque. Las empresas deben cumplir con la normativa para evitar sanciones que pueden llegar hasta 20 millones de euros o un porcentaje de la facturación anual.
- Seguridad y privacidad: Algunos documentos pueden contener información sensible o confidencial que no debe estar al alcance de terceros. La destrucción adecuada garantiza que estos datos no caigan en manos equivocadas.
- Impacto ambiental: Triturar documentos también contribuye al cuidado del medio ambiente, evitando que terminen en vertederos.
¿Cuándo destruir legalmente los documentos?
La información sensible tiene un periodo de vida útil después del cual es necesario eliminarla. Aquí están algunas pautas:
- Documentos financieros: Facturas, albaranes y registros financieros deben conservarse durante un tiempo específico según la legislación. Una vez expirado ese plazo, es seguro destruirlos.
- Documentos de recursos humanos: Currículums, nóminas, contratos laborales y otros documentos relacionados con empleados deben manejarse con cuidado. Por ejemplo, los currículums de candidatos no seleccionados deben eliminarse después de un tiempo.
- Documentos médicos: Radiografías, historiales médicos y otros documentos relacionados con la salud deben ser destruidos de manera segura una vez que ya no sean necesarios.
- Documentos comerciales: Contratos, acuerdos, listas de clientes y otros documentos comerciales deben seguir las directrices legales y ser eliminados cuando ya no sean relevantes.
Métodos de destrucción certificada
Para cumplir con el RGPD, existen tres formas de llevar a cabo la destrucción certificada de documentos:
- Incineración: Garantiza la ilegibilidad de los datos, pero requiere instalaciones adecuadas.
- Trituración interna: Puedes usar una máquina destructora de papel en tus oficinas. Sin embargo, para grandes volúmenes, este proceso puede llevar tiempo.
- Contratar una empresa externa: Es la opción más fiable y eficaz. La empresa recoge los documentos y garantiza su destrucción confidencial y cumplimiento legal.
En Barcelona, empresas como All Safe Docuents ofrecen servicios profesionales de destrucción de documentos confidenciales. No arriesgues la seguridad de tu información: destruye tus documentos de manera responsable y protege tu negocio.