Todas las empresas acumulan datos y otras informaciones de carácter sensible debido a las propias tareas del día a día. Y, aunque todas conocen cuál es la normativa respecto a la posesión de datos, la gran mayoría no aplica, por desconocimiento, el debido protocolo de destrucción de forma correcta.
Destrucción de documentos periódica o puntual
Seguro que en tu empresa también ocurre. Hay ciertas temporadas en el año en la que se emiten más documentos de lo habitual o se acumulan por el ritmo frenético del día a día. Si esa información ya no resulta útil para la empresa es preciso eliminarla, pues mantenerla puede suponer infringir la ley.
La normativa estipula unos plazos determinados en los cuales es necesario conservar los documentos. A continuación detallamos algunas situaciones de menor a mayor:
- Infracciones laborales: 3 años.
- Infracciones a la Seguridad Social: 4 años.
- Exigencia del pago de deudas tributarias: 4 años.
- Incumplimiento de la normativa de Prevención de Riesgos Laborales: 5 años.
- Documentación contable y mercantil: 6 años.
- Cuotas, pendientes de compensación o deducciones aplicadas: 10 años.
- Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social: 10 años.
Con tal de cumplir con la ley RGPD, las empresas de destrucción de documentos ponen a disposición de otras empresas la maquinaria específica para las tareas de destrucción periódica. Para este tipo de destrucción, a diferencia de lo que ocurre con la destrucción puntual, se habilitan unos contenedores especializados para dicho servicio. Éstos van totalmente sellados, de esta manera, consiguen mantener la privacidad y seguridad de los datos e información sensible garantizando su destrucción por completo. Así, pasados los plazos estipulados para cada situación o documento, las empresas pueden eliminar la información sin infringir la ley.
Destrucción de documentos en Barcelona
La destrucción de documentos de forma periódica es fundamental para poder cumplir con la normativa a la vez que se optimiza el espacio para almacenar más documentos cuando son necesarios. Nuestro consejo para poder realizar estas tareas de forma correcta y efectiva siguiendo el protocolo es contar con la ayuda y los servicios de una empresa especializada.
En All Safe Documents contamos con grandes profesionales de amplia experiencia y con equipos especializados para realizar cada tarea a la perfección. Protege toda información susceptible a ser de riesgo, cumple con la normativa y obtén certificados de calidad por el trabajo realizado. No dudes en ponerte en contacto con nosotros, te brindaremos asesoramiento personalizado.